カレンダーに添える送付状の書き方と例文・テンプレートを徹底解説！

毎年、年末になるとあちこちで配布される企業カレンダー。
従来は年末の挨拶回りに持参し手渡しするものでしたが、最近は郵送するケースも増えているようです。
 
しかし、いざカレンダーを送付する際には
「送付状は必要なのかな？」
「送付状はどんな文面にすればいい？」
という疑問が出てくるでしょう。
 
そこで今回は、名入れカレンダーを郵送する際に添える送付状の書き方や注意点について解説します。
基本テンプレートや例文も掲載していますので、ぜひご活用ください！

 

カレンダーの送付状とは？

カレンダーの送付状とは、カレンダーを贈る際に添える文書です。
受け取る方への感謝や季節の挨拶、カレンダーに込めた想いなどを伝える役割を持っています。
送付状があることで、カレンダーの贈呈がより丁寧で誠実な印象となり、受け取る側も好意的な印象を持つことでしょう。

また、カレンダーの送付状はビジネスマナーとしても重要で、企業のイメージアップにつながります。
文面には簡潔で心温まるメッセージを入れ、受け取る相手に企業の姿勢や気遣いが伝わるよう工夫することが大切です。

カレンダーを送るときは必ず送付状を添える

カレンダーを送るときは、送付状を添えるのがマナーです。
本来、カレンダーは1年間の感謝を伝える「ご挨拶」とともにお渡しするもの。
カレンダーだけ送ってしまうと、挨拶もなく失礼だと感じられ、印象が悪くこともあります。

せっかくのカレンダーを気持ちよく受け取っていただき、1年間愛用していただけるよう、きちんとした送り状を添えましょう。

カレンダーに添える送付状の書き方

カレンダーに添える送付状の書き方は、書類などを郵送するときに添えるビジネスレターと同様に考えて問題ありません。

以下に基本テンプレートをご紹介します。
このテンプレートを参考に、失礼のない送付状を作成しましょう！

送付状の基本テンプレート

送付状には下記のように①から⑩までの項目を記載します。

 

①日付

• 右揃えで記載します。
• 和暦、和暦いずれでもOKですが、複数の書式が送付状内に混在しないように注意します。
• 日付は書類作成日ではなく、投函日にします。
• 投函する日が決まっていない場合や特定の日付を入れたくない場合は、「令和〇年12月」とすればよいでしょう。

※一般的にビジネス文書では「吉日」は使用しません。

 

②宛先

• 日付の下段に左揃えで記載します。
• 特定の担当者宛ての場合は所属部署・役職・氏名を書きます。
• 会社宛ての場合は「株式会社〇〇〇　御中」と書きます。

 

③差出人情報

• 宛先の下段に右揃えで記載します。
• 郵便番号、住所（都道府県から）、電話番号、氏名の順に書きます。

 

④表題

• 中央揃えで記載します。
• カレンダーを送付した旨を伝える表題「令和〇年度　カレンダー送付のご案内」を入れます。
• 和暦/西暦は①の表記と合わせます。

 

⑤頭語・時候挨拶文

• 頭語で最も一般的なのは「拝啓」で、「謹啓」とする場合もあります。
• 時候の挨拶文には、「師走」「寒冷」「初冬」などを用います。（12月に送る場合）時候には「～の候」「～のみぎり」「～の折」のいずれかを添えます。

 

⑥安否伺い（お送り先の繁栄）

• 送り先の繁栄や商売繁盛を祝う文言を書きます。
• 書面では「御社」ではなく「貴社」を使います。

 

⑦御礼

• 日頃お世話になっていることや、1年間のお付き合いに対するお礼の言葉を書きます。

 

⑧用件（主文）

• カレンダーを送付した旨を伝えます。
• 自社の名入れカレンダーを送る際は、「この度、謹製いたしました来年のカレンダーを送付いたします。ご笑納ください」などとするのが一般的です。
• 「ご査収」は契約書や資料など精査して確認いただきたいときに用いるため、カレンダーの場合は使いません。

 

⑨お願い文

• 今後の変わらぬおつき合いをお願いする慣用表現を添えます。

 

⑩結語

• ⑤が「拝啓」なら「敬具」、「謹啓」なら「謹白」で締めくくります。

 

メッセージを加えるとより丁寧に

ご紹介したテンプレートに従って送付状を作成すれば、失礼のない形でカレンダーを届けられます。
しかし、「文面が事務的で味気ない」「個人的な感謝の想いを伝えたい」という場合は、独自のメッセージをプラスしてはいかがでしょうか。
会社宛てではなく個人宛てに送付する場合は特に、手書きにするとより好感度が上がったり、印象が強く残ったりするはずです。

 

テンプレートで言うと、以下のような内容を⑩の前に入れます。
手書きの場合は⑩の後のスペースに書き添えてもよいでしょう。

 

【健康祈念】

• 寒い季節となりますので、どうか皆さまお身体をお大事になさってください。
• 〇〇様のご健康とご多幸を心よりお祈り申し上げます。

 

【お礼】

• 今年も大変お世話になり、ありがとうございました。来年もどうぞよろしくお願いいたします。

 

【営業に関するご案内】

• 年内営業は12月○日まで、新年は1月○日より営業いたします。

 

送付状の例文

そのままコピペしてお使いいただける例文です。

 

【1】

拝啓　寒冷の候、貴社におかれましては益々ご盛栄のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、本年も恒例のカレンダーを謹製いたしましたので、お送りいたします。

ご愛用いただければ、幸甚に存じます。

今後も変わらぬご愛顧の程、宜しくお願い申し上げます。

敬具

 

【2】

拝啓　師走の候、貴社におかれましては益々ご盛栄のこととお慶び申し上げます。

本年も格別のお引き立てを賜り、心より御礼申し上げます。

この度、来年のカレンダーを送付いたしましたので、ご笑納ください。

明年も変わらぬご厚誼の程、宜しくお願い申し上げます。

敬具

 

カレンダーを送る際の注意点・マナー

最後に、カレンダーを送る際の注意点をご紹介します。

12月中旬には届くように発送をする

カレンダーは年内にお渡しするのがマナーです。
ただし、10月や11月など早い時期に送ってしまうと、保管したまま忘れられる可能性があります。
12月上旬までに製作し、中旬には先方の手元に届くよう発送しましょう。

折り目がつかないように注意する

配送中にカレンダーに折り目がついたり破れたりしないよう、しっかりと梱包しましょう。
卓上カレンダーは封筒などに入れ、大型のカレンダーは丸めた状態で専用の梱包材（筒状ダンボールや三角ケースなど）に入れて発送します。
※カレンダーを郵送する際の料金や梱包方法について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

1番安いカレンダーの発送方法を経験者が伝授！梱包方法も分かります！

電話やメールで挨拶をする

大切な取引先などについては、カレンダーを発送するタイミングで電話やメールにて年末のご挨拶を述べ、カレンダー送付の旨も伝えるとより丁寧です。
受け取りの時間指定ができる場合は、あらかじめ先方の営業日や時間を確認して受け取りやすい時間帯を選ぶとベターでしょう。

受け取る方に合わせた表書きで贈る

カレンダーを送る際には、受け取る方にふさわしい表書きにすることが大切です。
個人宛の場合は「様」を、企業や団体宛の場合は「御中」など、相手に合わせた適切な敬称を使用しましょう。
小さな心配りが、相手への敬意や企業の細やかな配慮を表すことにつながります。

メッセージカードを添えて感謝を伝える

カレンダーと共にメッセージカードを添えると、より温かい気持ちが伝わります。
短いメッセージで感謝の意を示し、カレンダー贈呈の挨拶を添えることで、受け取る方により気持ちが伝わるでしょう。
手書きの一言を加えると、さらに丁寧な気持ちが伝わり好感度が高まります。

まとめ

カレンダーを贈る際、送付状の意味や書き方、注意点やマナーを押さえることで、受け取る方に感謝の気持ちや気遣いを伝えることができます。

当記事でご紹介した送付状の書き方を参考に、12月中にはカレンダーが届くように送るなど、注意点を守って発送しましょう。
表書きの敬称やメッセージカードの添え書きも贈り物としての価値を高めます。
年末の贈り物としてカレンダーを有効活用し、感謝の気持ちと共に企業の信頼を築いてください。